Rok 2025 przyniósł kilka istotnych zmian w niemieckim systemie podatkowym, które mają wpływ na osoby pracujące za granicą i rozliczające się z urzędem skarbowym w Niemczech. Nowe przepisy dotyczą zarówno samych procedur administracyjnych, jak i zasad naliczania ulg, sposobu przekazywania danych do Finanzamt oraz integracji informacji między krajami Unii Europejskiej. Dla Polaków pracujących w Niemczech oznacza to konieczność dokładniejszego przygotowania dokumentacji, a w niektórych przypadkach – korzystniejsze warunki zwrotu podatku.

Kto może ubiegać się o zwrot podatku w 2025 roku

Zasada pozostaje niezmieniona: o zwrot mogą ubiegać się osoby, które legalnie pracowały w Niemczech i od których pracodawca odprowadzał zaliczki na podatek dochodowy. Zwrot przysługuje zarówno rezydentom podatkowym w Niemczech, jak i osobom, które mieszkają w Polsce, ale uzyskiwały tam dochody.

Zmianie uległy natomiast kryteria dotyczące dokumentacji – od 2025 roku urząd Finanzamt wymaga bardziej szczegółowych danych o okresach zatrudnienia, numerach identyfikacyjnych i miejscu zamieszkania. Nowe przepisy pozwalają na automatyczną weryfikację danych z systemem ZUS i polskim urzędem skarbowym, co oznacza, że błędne lub niepełne deklaracje mogą zostać szybciej wykryte.

Nowe zasady składania wniosków

W 2025 roku wprowadzono obowiązek składania elektronicznych wniosków dla większości podatników. Papierowe deklaracje dopuszczalne są tylko w wyjątkowych przypadkach, np. dla osób starszych lub tych, które nie mają dostępu do systemu online.

Zastosowano również jednolity formularz dla osób niebędących rezydentami – Anlage N-Gre. Dokument ten umożliwia precyzyjne rozliczenie dochodów zagranicznych oraz automatyczne przesyłanie danych do polskiego urzędu skarbowego.

Dzięki cyfryzacji procedura ma być krótsza i bardziej przejrzysta. W praktyce oznacza to, że osoby ubiegające się o zwrot podatku z Niemiec będą mogły uzyskać decyzję szybciej niż w latach poprzednich, pod warunkiem że ich dokumentacja będzie kompletna i poprawnie złożona.

Zmiany w progach podatkowych

Od 2025 roku w Niemczech obowiązuje nowa kwota wolna od podatku oraz zaktualizowane progi dochodowe. Oznacza to, że osoby o niskich i średnich zarobkach zapłacą mniejszy podatek, co przekłada się na wyższy zwrot.

Wprowadzono także korzystniejsze warunki dla rodzin z dziećmi oraz małżeństw rozliczających się wspólnie. Finansowy efekt jest szczególnie widoczny w przypadku osób, które otrzymują Kindergeld, ponieważ urząd skarbowy uwzględnia te świadczenia w analizie sytuacji rodzinnej.

Integracja danych między Niemcami a Polską

Nowością w 2025 roku jest rozszerzona współpraca między niemieckim Finanzamt a polskimi urzędami skarbowymi. W ramach automatycznej wymiany informacji o dochodach, systemy obu państw mogą weryfikować dane zawarte w formularzu PIT36/ZG.

Dzięki temu proces rozliczenia zagranicznego staje się bardziej transparentny, ale jednocześnie wymaga większej dokładności w przygotowaniu dokumentacji. Wszelkie niezgodności – np. różne kwoty dochodów czy niezgłoszone źródła przychodu – mogą skutkować wezwaniem do wyjaśnień.

Freistellungsbescheinigung – uproszczone zasady

W 2025 roku uproszczono również procedurę wydawania dokumentu Freistellungsbescheinigung, czyli zwolnienia z podatku budowlanego. Do tej pory każda firma musiała corocznie składać wniosek o wydanie tego zaświadczenia. Obecnie, jeśli przedsiębiorca nie zmienia profilu działalności ani formy prawnej, zaświadczenie może być automatycznie przedłużane na kolejny rok.

Zmiana ta ma znaczenie dla polskich firm budowlanych i usługowych, które regularnie wykonują prace w Niemczech. Nowy system eliminuje opóźnienia w płatnościach i upraszcza kontrolę podatkową, co w efekcie może przełożyć się na większe kwoty zwrotu.

Zwrot podatku a praca w kilku krajach

Wielu Polaków łączy zatrudnienie w Niemczech z pracą w Holandii, Belgii lub Austrii. W 2025 roku zasady rozliczania takich przypadków zostały zharmonizowane na poziomie Unii Europejskiej.

Jeśli w tym samym roku osiągałeś dochody w Niemczech i Holandii, możesz ubiegać się o zwrot podatku Holandia i równolegle rozliczyć się z niemieckim urzędem. Urzędnicy obu krajów wymieniają się informacjami, co pozwala uniknąć podwójnego opodatkowania i przyspiesza decyzje w sprawach zwrotów.

Nowe przepisy dotyczące ulg podatkowych

Od 2025 roku wprowadzono rozszerzone ulgi dla osób pracujących poza miejscem zamieszkania. Można teraz odliczyć większą część kosztów związanych z dojazdem, zakwaterowaniem oraz utrzymaniem w miejscu pracy.

Rozszerzono też katalog wydatków kwalifikowanych do odliczenia – obejmuje on m.in. kursy językowe, szkolenia zawodowe i koszty opieki nad dziećmi w czasie pracy za granicą. Dzięki temu zwrot podatku może być wyższy, pod warunkiem że podatnik dysponuje pełną dokumentacją wydatków.

Skrócony czas oczekiwania na decyzję

Jedną z najbardziej praktycznych zmian w 2025 roku jest skrócenie czasu rozpatrywania wniosków. Wcześniej urząd potrzebował kilku miesięcy na analizę danych. Obecnie, dzięki cyfrowej wymianie informacji, średni czas oczekiwania wynosi znacznie mniej.

Finanzamt otrzymuje dane bezpośrednio od pracodawców, co ogranicza konieczność ręcznego wprowadzania informacji i redukuje liczbę błędów.

Nowe obowiązki dotyczące numeru identyfikacyjnego

Każda osoba pracująca w Niemczech musi posiadać unikalny numer identyfikacyjny podatnika (Steuer-Identifikationsnummer). Od 2025 roku ten numer musi być podawany na wszystkich dokumentach – zarówno w zeznaniu rocznym, jak i w korespondencji z urzędem.

Brak numeru może skutkować wstrzymaniem procedury zwrotu podatku, dlatego należy upewnić się, że jest on aktualny i prawidłowo wpisany w formularzu.

Zmiany w klasyfikacji podatkowej

Niemcy wprowadziły korekty w systemie klas podatkowych (Steuerklassen), co ma wpływ na sposób naliczania zaliczek przez pracodawcę. Klasy te określają, ile podatku odprowadza się miesięcznie i jak duży zwrot można potem uzyskać.

W 2025 roku uproszczono proces zmiany klasy – można to zrobić elektronicznie bez konieczności wizyty w urzędzie. Dla małżeństw i osób z dziećmi oznacza to szybsze dostosowanie stawek podatkowych do aktualnej sytuacji rodzinnej, co może zwiększyć wysokość zwrotu.

Digitalizacja procesu rozliczenia

Finanzamt kontynuuje pełną cyfryzację procesów podatkowych. W 2025 roku wprowadzono możliwość logowania do systemu przy użyciu europejskiego identyfikatora eID, co ułatwia składanie wniosków osobom mieszkającym za granicą.

Dodatkowo wprowadzono automatyczne przypomnienia o zbliżającym się terminie rozliczenia, co zmniejsza liczbę przypadków przeterminowanych wniosków.

Większa kontrola weryfikacyjna

Nowe przepisy przewidują bardziej szczegółową weryfikację danych o zatrudnieniu i miejscu zamieszkania. Urzędy mogą wymagać przedstawienia dokumentów potwierdzających wynajem mieszkania, ubezpieczenie zdrowotne czy umowę o pracę.

Celem jest ograniczenie nadużyć i zapewnienie, że zwroty trafiają wyłącznie do osób, które rzeczywiście odprowadzały podatki w Niemczech.

Zwrot podatku a świadczenia socjalne

Nowe przepisy w 2025 roku doprecyzowały relację między zwrotem podatku a świadczeniami socjalnymi. Otrzymywanie Kindergeld czy innych zasiłków nie wpływa negatywnie na prawo do zwrotu podatku, ale może wymagać dodatkowego oświadczenia o łącznych dochodach gospodarstwa domowego.

Finanzamt analizuje te dane, aby ustalić, czy podatnik korzysta z ulg w sposób zgodny z prawem.

Zmiany w procedurze odwoławczej

W 2025 roku uproszczono procedurę odwołania od decyzji podatkowej. Wnioski można składać elektronicznie w ciągu 30 dni od otrzymania decyzji. Nowy system pozwala również śledzić status odwołania w czasie rzeczywistym, co znacznie ułatwia kontakt z urzędem.

Wpływ nowych przepisów na Polaków

Zmiany w niemieckim systemie podatkowym są korzystne dla większości Polaków pracujących za granicą. Dzięki wyższym progom podatkowym, cyfryzacji i lepszej wymianie danych między krajami, proces zwrotu jest szybszy i bardziej przewidywalny.

Polacy prowadzący działalność w Niemczech mogą dodatkowo korzystać z uproszczonych zasad związanych z Freistellungsbescheinigung, co zmniejsza ryzyko potrąceń u źródła.

Kiedy najlepiej złożyć wniosek

Wniosek o zwrot podatku można złożyć od początku roku 2025 za rok poprzedni. Im wcześniej zostanie złożony, tym większa szansa na szybsze rozpatrzenie. W przypadku braków formalnych urząd wezwie do uzupełnienia danych elektronicznie.

Rola dokumentów z Polski

Wciąż obowiązuje zasada, że dochody uzyskane w Polsce należy wykazać w deklaracji niemieckiej, jeśli podatnik posiada centrum interesów życiowych w Polsce. Odpowiedni dokument, czyli pit36/Zg, jest podstawą do uniknięcia podwójnego opodatkowania.

Brak tego zaświadczenia może opóźnić zwrot podatku lub spowodować wezwanie do złożenia korekty.

Wspólne rozliczenie z małżonkiem

W 2025 roku uproszczono zasady wspólnego rozliczenia dla małżeństw, w tym tych, których jedno z małżonków mieszka w Polsce. Nowe przepisy dopuszczają możliwość pełnego wspólnego rozliczenia, o ile oboje partnerzy mają udokumentowane dochody i odprowadzają składki w systemie unijnym.

Zwrot podatku dla przedsiębiorców

Przedsiębiorcy działający w Niemczech nadal mogą ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku, jeśli ich działalność wykazuje różnicę między zaliczkami a faktycznym zobowiązaniem. W praktyce dotyczy to głównie branży budowlanej, transportowej i usługowej.

W tym kontekście kluczową rolę odgrywa prawidłowe stosowanie Freistellungsbescheinigung, które pozwala uniknąć potrąceń i zapewnia zgodność z niemieckimi przepisami.

Rozliczenia wielokrajowe i współpraca z urzędami

Osoby, które w 2025 roku uzyskują dochody w kilku krajach, muszą szczególnie dbać o zgodność dokumentów. Niemcy, Holandia i Polska korzystają z systemu wymiany informacji o dochodach, co ułatwia kontrolę, ale wymaga staranności przy przygotowaniu danych.

Jeśli w tym samym roku pracowałeś w Niemczech i w Holandii, możesz wystąpić o zwrot podatku Holandia, aby odzyskać należne środki z obu krajów.

Praktyczne znaczenie zmian w 2025 roku

Zmiany w niemieckim prawie podatkowym w 2025 roku zwiększają efektywność administracji, skracają czas oczekiwania na decyzje i pozwalają uniknąć wielu błędów formalnych. Dla osób pracujących w Niemczech oznacza to prostsze rozliczenia, wyższe zwroty i większą pewność, że urząd szybko przetworzy ich wniosek.

Najważniejsze pozostaje jednak odpowiednie przygotowanie dokumentów i spójność danych między krajami – wtedy zwrot podatku przebiega bez zakłóceń, a rozliczenie staje się formalnością.